Individuell, aber nicht bei null

Was ich mitbringe, sind eigene Bausteine, die ich über die Jahre gebaut habe und laufend weiterentwickle: Anmeldung, Rechteverwaltung, Kundenakte, Sprachbedienung, die Sicherheitsschicht. Das ist Handwerkszeug von mir, keine fremde Software, die ich weiterverkaufe.

Damit kein Missverständnis entsteht, weil die Frage naheliegt: Diese Bausteine bedeuten nicht, dass Sie sich etwas mit anderen teilen. Sie bekommen Ihre eigene Installation und Ihre eigene Datenbank. Es gibt keinen gemeinsamen Topf, in dem Ihre Kunden neben fremden liegen.

Was Sie von anderen unterscheidet, baue ich für Sie: Ihre Systeme, Ihre Positionen, Ihre Abläufe, Ihre Sprache. Ein fertiges Produkt aus dem Regal kennt Ihren Mieterwechselservice nicht, und alles bei null anzufangen wäre für beide Seiten unvernünftig. Der Weg dazwischen ist der, den ich Ihnen vorschlage.

Ja, das ist mein bevorzugtes Fundament

Outlook und Kalender laufen bei mir heute produktiv über die offizielle Microsoft-Schnittstelle: Mails lesen, Entwürfe anlegen, Termine finden, auf Anfragen reagieren. Auch aus einem gemeinsamen Postfach, ohne dass jemand angemeldet sein muss.

OneDrive und SharePoint kommen über dieselbe Anmeldung und dieselbe App-Registrierung dazu. Andere Berechtigungen, gleicher Weg.

Diese Registrierung liegt in Ihrem Microsoft-Konto, nicht bei mir. Sie können mich jederzeit aussperren, ohne dass jemand mitwirken muss.

Integration ist mein Kerngeschäft

Vorweg, weil es die wichtigste Antwort auf dieser Seite ist: Systeme miteinander zu verbinden ist bei einem KI-Projekt nicht der Nebenschauplatz, sondern die Hauptsache. Eine KI ohne Zugriff auf Ihre Systeme ist ein Chatfenster. Genau das haben Sie ja bereits, und genau deshalb schreiben Sie mir.

Davon lebt meine Arbeit. Nicht das Modell ist der schwierige Teil, sondern der Weg von Ihrem gesprochenen Satz bis zu einem Datensatz, der im richtigen System am richtigen Platz steht.

Und dieser Teil ist selten schön. In der Praxis heisst er: eine Schnittstelle verstehen, deren Dokumentation lückenhaft ist. Felder aufeinander abbilden, die nicht zusammenpassen. Merken, welcher Datensatz sich geändert hat, wenn das System von sich aus nichts meldet. Damit umgehen, dass eine Anfrage einmal fehlschlägt, ohne dass etwas doppelt angelegt wird oder verloren geht.

Das ist die Erfahrung, die ich mitbringe, und sie hängt nicht am einzelnen Produktnamen. Wer diese Arbeit einmal sauber gemacht hat, macht sie beim nächsten System wieder.

Zu Ihren drei Systemen: Alle drei sind anschliessbar. Unterschiedlich ist nur der Weg dorthin, und den habe ich mir für jedes einzeln angeschaut, bevor ich Ihnen antworte.

Was daraus folgt: bexio ist der richtige erste Anschluss. Dort liegen Ihre Offerten und Ihre Kundendaten, die Schnittstelle ist offen, und Meisterwerk hängt bereits daran. Die anderen beiden kommen danach, wenn geklärt ist, was sie hergeben.

Und zur Erfahrung: Ein Warenwirtschaftssystem lesend und schreibend anzubinden, inklusive automatisch erzeugter Offerten mit Positionen und Preisen, habe ich gebaut, und es läuft im Tagesbetrieb. Gegen ein System, das schlechter dokumentiert ist als bexio.

Ich sage Ihnen lieber genau, was ich womit gemacht habe, als Ihnen eine Referenzliste vorzulegen, die beim ersten Gespräch platzt. Sie können mich beim Wort nehmen, und das ist mir mehr wert als ein Häkchen mehr.

Ja, und Sie sind nicht darauf festgelegt

Bei mir ist das Modell eine Einstellung, keine Verdrahtung. Sie können mit den OpenAI-Modellen starten und später wechseln, ohne dass das System umgebaut wird.

Ich würde Ihnen aber nicht einfach ein Modell hinstellen und Sie damit alleine lassen. Ich arbeite seit Jahren mit den verschiedenen Anbietern und weiss aus dem Betrieb, welches Modell wofür taugt.

Ein Diktat auf der Baustelle, ein Foto vom Untergrund und die Formulierung eines Anschreibens sind drei verschiedene Aufgaben. Selten löst dasselbe Modell alle drei am besten. Meist ist es auch nicht das teuerste.

Diese Auswahl gehört zu meiner Arbeit, und ich justiere sie nach, wenn sich der Markt bewegt. Das tut er ständig.

Dazu kommt etwas, das Sie als Schweizer Betrieb betrifft: Die OpenAI-Modelle sind über Microsoft im Rechenzentrum Schweiz Nord verfügbar. Sie bekommen die Modelle, die Sie schon kennen, ohne dass Ihre Kundendaten die Schweiz verlassen.

Eine Unterscheidung, die in Prospekten gern verschwindet: Auch andere Anbieter werben mit einem Standort Zürich. Bei mehreren davon wird die Anfrage zwar in Zürich entgegengenommen, anschliessend aber irgendwo in Europa verarbeitet. Für Sie ist das ein Unterschied, denn die Schweiz gehört nicht zur EU.

Wenn Ihre Anforderung lautet, dass die Daten das Land nicht verlassen, führt der Weg über die Schweizer Microsoft-Region. Reicht Ihnen Europa, stehen zusätzliche Modelle offen und ich kann pro Aufgabe das jeweils bessere wählen. Diese Entscheidung treffen Sie, nicht ich.

Was für Sie gebaut wird, gehört Ihnen

Die Linie ist einfach: Was für Sie gebaut wird, gehört Ihnen. Was schon existierte und anderswo weiterläuft, lizenziere ich Ihnen.

Ihnen gehören in jedem Fall Ihre Daten, Ihre Wissensbasis, Ihre Prompts, Ihre Abläufe und Ihre Anbindungen an bexio und die übrigen Systeme. Vollständig exportierbar, jederzeit, ohne dass Sie fragen müssen. Das gilt unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden.

Was sich unterscheidet, ist nur, wo das Ganze läuft, wer sich darum kümmert und ob Sie den Quellcode der Grundlage dazubekommen. Dafür gibt es drei Wege, und die stehen weiter unten unter «Wie es abläuft» nebeneinander.

Welcher für Sie passt, hängt davon ab, wie viel Sie selbst in der Hand haben wollen. Das besprechen wir, bevor gebaut wird, nicht danach.

Ja, das ist eine Eigenschaft der Bauweise

Das ist keine Zusage, die ich Ihnen gebe, sondern eine Eigenschaft der Bauweise. Deshalb kann ich sie auch halten.

Jede Fähigkeit ist ein eigenes, abgegrenztes Werkzeug. «Offerte anlegen» ist eines, «Mail entwerfen» ein anderes, «Termin suchen» ein drittes. Neu dazu kommt immer nur das eine Teil, das Sie sich wünschen. Das Bestehende wird dabei nicht angefasst und muss folglich auch nicht neu getestet oder neu bezahlt werden.

Wie das bei Ihnen aussehen könnte: Sie starten mit der Offertenstrecke. Läuft die, kommt die Rechnungsstellung dazu, danach die Materialbestellung beim Lieferanten, dann die Bauleitung mit Terminen und Nachträgen. Vier Erweiterungen, vier Bausteine. Kein einziges Mal ein Neubau.

Zum Tempo: Ein einzelner Baustein ist eine Sache von Tagen bis wenigen Wochen, nicht von Quartalen. Was länger dauert, ist nicht das Bauen, sondern die Abstimmung mit Ihnen, ob es so stimmt.

In einem vergleichbaren System sind auf diese Weise über sechzig Werkzeuge gewachsen. Nichts davon wurde je neu geschrieben, es kam immer nur dazu.

Dasselbe gilt für Wachstum. Ob acht Leute damit arbeiten oder dreissig, ob Sie einen Standort haben oder drei, ändert an der Bauweise nichts.

Der zweite Vorteil zeigt sich beim Personal. Sie legen einzeln fest, wer was darf. Ihre künftige Assistenz darf Offerten vorbereiten, aber nicht freigeben. Der Lernende darf nachschauen, aber nichts ändern.

Ja, das ist der Hauptzugang

Das ist der Teil, den ich Ihnen am liebsten vorführen würde.

Sprachbedienung ist bei mir der Hauptzugang auf dem Handy, kein Zusatz. Auf Ihrem iPhone genauso wie auf jedem anderen Gerät, das Ihre Leute dabeihaben. Die Erkennung läuft in einem europäischen Rechenzentrum, auf Wunsch in der Schweiz.

Ihr Beispiel «Neue Offerte Familie Muster» ist genau der Fall, für den das gebaut ist. Sie reden, wie Sie mit einem Menschen reden würden, und am Ende liegt ein Entwurf da.

Sie schreiben «später», und das ist die richtige Reihenfolge. Zuerst muss die Offerte sauber in bexio entstehen, dann lohnt es sich, sie per Sprache auszulösen. Sonst diktieren Sie in etwas hinein, das noch nicht sitzt.

Wo das hinführt, sobald es einmal steht: Bei der Offerte hört es nicht auf. «Stell die Rechnung für den Auftrag Bahnhofstrasse.» «Trag mir Donnerstag den Termin bei Müller ein.» «Bestell die Farbe für nächste Woche nach.» Jede Aufgabe, die heute am Schreibtisch erledigt wird, lässt sich später auch von der Leiter aus auslösen. Das ist keine ferne Zukunft, das ist derselbe Baukasten mit weiteren Werkzeugen darin.

Zur Form: Sie bekommen das als installierbare App auf dem Startbildschirm, mit eigenem Symbol, im Vollbild, ohne Browserleiste. Für Sie und Ihre Leute fühlt sich das an wie jede andere App auf dem Telefon.

Der einzige Unterschied zu einer App aus dem App Store: Sie laden sie einmal über einen Link statt über den Store. Das hat sogar Vorteile. Aktualisierungen sind sofort bei allen da, ohne Freigabeverfahren, und Sie hängen bei einer betriebsinternen Anwendung nicht von den Regeln eines Store-Betreibers ab.

Ja, und weiter als Sie gefragt haben

Wie weit die Assistenz gehen darf, stellen Sie ein, und zwar pro Aufgabe. Bei Offerten heisst das in Ihrem Fall: immer nur Entwurf, Freigabe durch Sie. Bei einer Terminbestätigung an einen Stammkunden würden Sie vielleicht sagen, das darf raus. Bei der Antwort auf eine Reklamation ganz sicher nicht. Sie können das jederzeit enger oder weiter stellen, ohne dass jemand programmieren muss.

Darunter liegt eine Grenze, die sich nicht verstellen lässt. Sobald die Assistenz fremden Text verarbeitet hat, etwa eine eingegangene Kundenmail, kann sie nicht mehr versenden. Nur noch Entwürfe ablegen. Egal, was eingestellt ist.

Der Grund dafür ist unangenehm, aber real. Eine präparierte Mail könnte eine KI sonst anweisen, in Ihrem Namen etwas hinauszuschicken. Gegen diese Art von Angriff hilft keine Einstellung, sondern nur der Entzug der Fähigkeit.

Für Sie heisst das: Sie bestimmen, wie viel die Assistenz allein erledigt. Und in den Fällen, wo es gefährlich würde, entscheidet nicht die Einstellung, sondern die Bauweise.

Läuft bei mir produktiv

Ein Foto wird zuerst eingeordnet, dann übernimmt ein spezialisierter Teil der KI die Auswertung. Am Ende steht ein strukturierter Befund, der an der Kundenakte hängt und weiterverarbeitet werden kann: als Baustein für den Arbeitsbeschrieb, als Vorschlag für Positionen, oder als Grundlage für einen Nachtrag, wenn auf der Baustelle etwas zum Vorschein kommt, das in der Offerte nicht drin war.

Für Ihr Gewerk stimme ich diesen Teil auf Ihre Fälle ab: Untergrundzustand, Schimmelbefall, Rissbilder, Altanstrich. Das ist Arbeit, aber bekannte Arbeit, und sie wird mit jedem Foto, das Sie beurteilen, treffsicherer.

Ja, und in zwei Stufen

Hier lohnt sich eine Unterscheidung, die oft untergeht.

Das eine ist eine durchsuchbare Ablage. Sie werfen Dokumente hinein, die KI findet die Stelle wieder. Das habe ich mehrfach gebaut, mehrsprachig, mit mehreren hundert Dokumenten und automatischem Abgleich, wenn sich etwas ändert.

Das andere ist Wissen, das nebenbei entsteht, und für Sie das Wertvollere. Jede Sprachnotiz, jedes Foto, jede Offerte, jede Mail hängt unveränderlich an der Kundenakte. Niemand muss etwas pflegen.

Das beginnt nicht bei null. Zum Start lesen wir ein, was Sie ohnehin schon haben: Ihre bisherigen Offerten, Ihre Kundenhistorie, Ihre Positionen und Preise. Ab der ersten Offerte arbeitet das System also mit Ihren Zahlen und nicht mit Annahmen.

Was danach dazukommt, macht es genauer. Nach ein paar Wochen kennt es Ihre Handschrift bei wiederkehrenden Arbeiten, etwa beim Mieterwechsel. Aber Sie warten nicht auf diesen Punkt, um einen Nutzen zu haben.

Das erste ist eine Suchfunktion. Das zweite ist der Grund, warum sich das Ganze rechnet.

Schweiz möglich, USA ausgeschlossen

Beim Speicherort bin ich flexibel. Bei einem Punkt nicht.

Flexibel: Sie entscheiden, wo Ihre Daten liegen. Ausschliesslich Schweiz, ausschliesslich Deutschland, oder Europa insgesamt, wenn Ihnen das reicht und Sie dafür mehr Auswahl bei den Modellen möchten. Microsoft betreibt in der Schweiz zwei Rechenzentrumsregionen, und dort sind alle Bausteine verfügbar, die Sie brauchen: die Sprachmodelle für die Assistenz, die Spracherkennung für Ihre Diktate, die Verarbeitung für die Wissenssuche. Die gesamte Kette kann im Land laufen, vom Diktat auf der Baustelle bis zur fertigen Offerte.

Nicht flexibel: Ihre Daten gehen nicht auf amerikanische Server. Das ist keine Frage des Preises und keine Frage des Aufwands. Ich baue es nicht anders.

Dazu ein Vergleich, der Sie interessieren dürfte, weil Sie ChatGPT bereits im Einsatz haben. In der Datenschutzerklärung von OpenAI steht, dass Personendaten unter anderem auf Servern in den Vereinigten Staaten verarbeitet und gespeichert werden. Bei den Privatplänen ist ausserdem standardmässig eingeschaltet, dass die Inhalte zur Verbesserung der Modelle verwendet werden. Man kann das abschalten, aber man muss es wissen und aktiv tun. Eine Speicherung in Europa bietet OpenAI nur für bestimmte Geschäftskunden an, mit eigenem Freigabeverfahren und Aufpreis.

Falls Sie also heute Kundendaten in ChatGPT eingeben, lohnt sich ein Blick in Ihre Einstellungen. Unabhängig davon, ob Sie mit mir arbeiten.

Wie die Daten geschützt sind

Sieben Punkte, die Sie nachprüfen können:

Ihre Datenbank ist Ihre eigene, nicht ein Bereich in einer geteilten. Kein gemeinsamer Topf, keine Vermischung mit anderen Betrieben.

Die Zugänge zu Ihren Systemen liegen in Ihrem Microsoft-Konto. Ich bekomme eine Berechtigung, keine Passwörter. Sie können sie jederzeit entziehen.

Die Zugangsschlüssel, die dabei entstehen, liegen verschlüsselt und nicht im Klartext.

Wer was darf, ist pro Person festgelegt, und jede Vergabe und jeder Entzug eines Rechts wird protokolliert. Sie können später nachvollziehen, wer wann was durfte.

Diese Rechte werden bei jeder Aktualisierung der Software automatisch gegengeprüft. Weicht der Stand ab, wird die Aktualisierung abgebrochen statt durchgewunken.

Sobald die Assistenz fremden Text gelesen hat, kann sie nicht mehr versenden, nur noch entwerfen. Siehe Frage 8.

Ihre Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet. Das halte ich vertraglich fest und lege Ihnen die entsprechende Zusicherung des Betreibers vor.

Was das Schweizer Datenschutzgesetz verlangt

Wenn ich für Sie Personendaten bearbeite, bin ich Auftragsbearbeiter und Sie sind Verantwortlicher. Daraus ergeben sich drei konkrete Punkte.

Artikel 8 verlangt technische und organisatorische Massnahmen, die zum Risiko passen. Die sieben Punkte oben sind genau das, und Sie bekommen sie schriftlich statt als Zusicherung im Gespräch.

Artikel 9 Absatz 2 verpflichtet Sie, sich zu vergewissern, dass ich die Datensicherheit gewährleisten kann. Deshalb liefere ich Ihnen die Unterlagen dafür, ohne dass Sie danach fragen müssen.

Artikel 9 Absatz 3 ist der Punkt, den ich für den wichtigsten halte: Ich darf die Bearbeitung nur mit Ihrer vorgängigen Genehmigung an Dritte weitergeben. Das heisst in der Praxis, Sie bekommen von mir eine namentliche Liste jedes Anbieters, der an Ihren Daten mitwirkt, und jeder spätere Wechsel braucht Ihr Ja. Keine stillen Änderungen.

Dazu führe ich nach Artikel 12 ein Verzeichnis meiner Bearbeitungstätigkeiten für Ihr Mandat. Das gibt es bei mir bereits, es ist kein Neuland.

Und weil die gesamte Kette in der Schweiz laufen kann, stellt sich die Frage nach Artikel 16, also der Bekanntgabe ins Ausland, in der Grundvariante gar nicht.

Und was auf Sie zukommt

Eine Frage, die Sie nicht gestellt haben, die aber mit Ihrer elften zusammenhängt: Kommt in der Schweiz noch eine KI-Regulierung, und bauen Sie hier etwas, das in zwei Jahren nicht mehr zulässig ist?

Der Stand heute: Ein Schweizer KI-Gesetz gibt es nicht. Der Bundesrat hat sich darauf festgelegt, die KI-Konvention des Europarats zu übernehmen, deren Geltungsbereich in erster Linie staatliche Stellen betrifft. Nötige Anpassungen sollen möglichst nach Branchen erfolgen statt als flächendeckende Regelung. Eine Vernehmlassungsvorlage ist bis Ende 2026 angekündigt, mit den Schwerpunkten Transparenz, Datenschutz, Nichtdiskriminierung und Aufsicht.

Für Sie heisst das zweierlei. Sie müssen nicht warten. Und die Punkte, die absehbar kommen, sind genau die, die ich ohnehin einbaue: nachvollziehbar dokumentieren, wer was darf, Daten am gewählten Ort halten, und offenlegen, wo eine KI im Spiel ist.

Was ich nicht anbiete, ist eine Rechtsauskunft. Ob Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung brauchen und wie Ihr Bearbeitungsverzeichnis aussehen muss, gehört zu Ihrem Rechtsberater oder zum Rechtsdienst Ihres Verbands, den Sie über das Bureau des Métiers ohnehin haben. Ich liefere die technische Seite und die Unterlagen dazu, damit diese Prüfung schnell geht.